Дефектная ведомость на ремонт автомобиля – образец и правила составления. Дефектная ведомость на ремонт автомобиля образец заполненный.

Исправления могут быть внесены только с согласия всех лиц, подписавших документ и участвовавших в проверке на месте. Для утверждения изменений необходимо повторное подписание теми же лицами. Документ может быть использован в электронной или бумажной форме.

Дефектная ведомость: порядок составления и образец

Ведомость недостатков — это документ, составляемый организацией для выявления недостатков материального актива с целью его ремонта. Формат должен быть указан в учетной политике.

Одной из обязанностей организации является подготовка документации по всем инцидентам. Практически каждый шаг должен быть зафиксирован для целей внутреннего учета и для подтверждения операции по требованию внешних аудиторов. Обслуживание основных средств является одной из задач, которые должны быть документированы с особой тщательностью. Когда дорогостоящий актив ломается, его нельзя просто отремонтировать; необходимо определить ущерб и определить стоимость и целесообразность ремонта. Только в этом случае затраты на ремонт могут быть отнесены к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу. Для этого составляется акт о недостатках, который утверждается администратором и подписывается уполномоченными лицами (письмо Минфина № 03-03-06/4/94 от 04.12.2008).

Для чего нужна дефектовка

В бухгалтерии

На основании отчета о недостатках подтверждается необходимость и приблизительная стоимость ремонта для целей бухгалтерского и налогового учета. На первый взгляд, это лишняя бумажная работа, но на практике отсутствие списка недоимок вызовет подозрение в ходе налоговой проверки, что были произведены чрезмерные расходы и предоставлены незаконные налоговые льготы. Кроме того, налоговики проверяют реальность расходов на ремонтные работы путем сверки представленных им отчетов о расходах с другими первичными и бухгалтерскими документами.

На основании дефектовки, утверждают налоговые органы и подтверждают суды, нельзя подтвердить необходимость реконструкции или модернизации. Он содержит информацию о найденных дефектах и неисправностях, а не о состоянии объекта и его износе. Поэтому типового перечня дефектов для реконструкции не существует, он составляется только для капитального ремонта. Если перечень недостатков составлен, налоговые органы признают его необоснованным, а основанную на нем налоговую экономию — необоснованной. Судебная практика подтверждает это (решение Арбитражного суда WSO № F04-21029/2015 от 09.07.2015 по делу № А81-4014/2014).

Эксперты КонсультантПлюс рассмотрели, как заполнять «акт о недостатках» в различных ситуациях. Например, на ремонт основных средств или автомобиля. Использование данного руководства бесплатно.

В закупках

При подготовке тендерной документации и сметы расходов на капитальный ремонт требуется отчет о дефектах. Это прилагается к смете расходов для обоснования используемых материалов. В документе указываются все повреждения и объем работ, которые необходимо выполнить для их устранения. На основании отчета о дефектах составляются рабочие инструкции, сметы и ведомости объемов работ. Вот как выглядит отчет о дефектах для заказа на ремонт:

Какую форму использовать и как заполнить

Стандартной формы для сообщения о дефектах не существует. Она написана в любой форме, обязательно укажите ее:

1. Наименование организации.
2. Название объекта и его признаки (адрес недвижимости, паспортные данные техники и т. п.).
3. Ф. И. О. председателя и членов комиссии.
4. Результаты осмотра объекта.
5. Сделанные после осмотра выводы.
6. Дату составления.

Документ одобряется всеми членами комитета и утверждается директором агентства. Эти правила применяются как к бухгалтерскому отчету, так и к строительному отчету. Эти документы не имеют каких-либо особенностей при подготовке. Исправления допускаются только с согласия всех членов Комитета, подписавших документ.

Вот как выглядит образец дефектной ведомости на ремонт холодильника для торговой организации:

Дефектная ведомость на ремонт автомобиля – образец и правила составления

Список недостатков — это документ, составляемый в ходе осмотра объекта, нуждающегося в ремонте или модернизации. Такой документ создается при поступлении в ремонт товаров, подлежащих гарантийному или сервисному обслуживанию.

Этот документ очень важен, поскольку только он выполняет эти функции:

• Кто составляет? ↓
• Правила составления ↓
• Структура документа ↓
• Инструкция по заполнению ↓
• Особенности составления ↓

• Замена проекта.
• Часть локальной сметы.
• Доказательство проведенного осмотра и наличие дефектов.

Отчет может быть составлен только высококвалифицированным специалистом, уполномоченным проводить проверку и делать соответствующие выводы. Только после осмотра и заключения может быть составлен список.

Скачать образец списка недостач (файл в формате XLS).

Скачать образец бланка для составления списка недостач (файл Word в формате DOC).

Скачать образец шаблона ведомости недостатков для ремонта автотранспортных средств (файл Word в формате DOC).

В каких случаях она производится и используется:

• Хозяйственная причина составления ведомости – акт составляется в первую очередь для того, чтобы зафиксировать и суммировать дефекты. Далее, необходимо произвести планирование и расчеты на перспективу. В них уделяется внимание действиям, которые нужно или не нужно совершать, чтобы поломка повторилась. Зная причину и умея ее избежать, хозяин транспортного средства сможет повысить шансы на успешное пользование машиной в дальнейшем.
• Налогообложение – акт помогает компании, которая осуществляет ремонт, просчитать эффективность вложений, которые придется сделать для устранения неполадок. Это нужно для того, чтобы у налоговой инспекции не возникло подозрений в махинациях. Расчеты производятся бухгалтером, который использует не только данные конкретно текущей ситуации, но и распоряжается цифрами, полученными из предыдущего опыта.
• Определение категории работ (ремонт или усовершенствование) – информация в дефектной ведомости помогает четко определить тип работ, которые предстоит выполнить. Это очень важно, ведь каждый их вышеуказанных типов требует различной суммы вложений, и оплачивается, соответственно, по-разному. Ремонт обычно обходится дешевле, если не имеет место полная замена дорогих деталей.

Владельцы автомастерских должны ответственно подходить к составлению отчетов о недостатках, поскольку этот очень важный документ просто необходим владельцам в случае проверки налоговыми органами. Помните, что информация должна быть максимально подробной. Старайтесь списывать как можно меньше «чрезвычайных расходов», так как большие суммы в этой графе могут вызвать непонимание и последующие проверки.

Налоговые органы могут быть заинтересованы в частых перерывах, когда даже небольшие суммы подлежат вычету. Чтобы избежать всех подводных камней проверки со стороны проверяющих органов, особое внимание следует уделить расчетам льгот и договоренностям, которые могут быть применены к ремонтируемому активу, чтобы избежать дублирования работы.

Кто составляет?

Отчет должен быть составлен уполномоченным лицом компании, желающей (или обязанной) выполнить ремонт. Лицо, выполняющее осмотр и ремонт внутренних дефектов или внутренних неисправностей, должно иметь соответствующую квалификацию.

Лицо, составляющее акт ремонта, должно подписать и заверить его своим именем и подписью, тем самым принимая на себя ответственность за всю содержащуюся в нем информацию перед ремонтником, владельцем транспортного средства и налоговыми органами.

Правила составления

Как и любой официальный документ, вы должны уметь правильно и грамотно написать отчет о ремонте.

Для этого следуйте приведенным ниже инструкциям:

1. Во-первых, следует помнить о том, что дефектный акт составляется даже при проведении малейшей хозяйственной операции.
2. Название модели автомобиля, деталей, и организации, которая осуществляет ремонт, нужно указывать полностью, избегая сокращений. Это обусловлено тем, что акт относится к первичной документации, и имеет юридическую силу в случае претензий к одной из сторон процесса.
3. Все документы, которые подтверждают покупку и установку запасных частей, нужно обязательно приложить к акту. В отчете нужно указать наименование фирмы или имя ИП, который поставил товар, полный адрес организации-поставщика, все контакты, которые помогут с ним связаться.
4. Подписи всех участников являются необходимостью.
5. Подписывать акт может не только собственноручно руководитель, а и бухгалтер, или другое уполномоченное лиц о, которое готово принять на себя такую ответственность.
6. Составлять документ нежно во время проведения ремонтных работ или сразу же после их окончания.
7. Очень важно знать, что помарки и корректировки в документе недопустимы.
8. Номер, название, и дата составления акта должны быть внесены с внутренний реестр первичной документации.
9. Составляют ведомость от руки. Разрешено использовать формуляры, которые заполняют синей или черной ручкой.
10. Электронный вариант разрешен, но он все равно должен иметь бумажный аналог.
11. Показывать такие документы, как дефектная ведомость можно только владельцу автомобиля и уполномоченным органам (налоговая служба, надсмотрщики).
12. Неправильно заполненная ведомость лишается юридической силы и не может служить доказательством в случае предъявления претензий.

Структура документа

Инструкция по заполнению

• В самом начале нужно указать причину составления. Здесь указывают владельца автомобиля, его контактные данные, марку транспорта, и опись дефектов.
• Далее нужно более подробно определить фронт работ и составить смету. Все эти данные должны основываться на достоверной информации и строгих математических подсчетах, но никак не на интуиции и расчетах «на глаз». Часть со сметой уточняют в ходе процесса ремонта или модернизации.
• В документе нужно указать дату начала работы, и день, к которому работу нужно будет сдать.
• Если планируется капитальный ремонт, в ходе которого обнаруживаются до сих пор неучтенные неполадки, их вносят в ведомость и акт в виде ревизии.
• Необходимо подтвердить факт ознакомления владельца транспорта со всеми данными, внесенными в ведомость. Его согласие вносится в виде подписи. Так как дефектная ведомость не имеет конкретной формы составления, формат подтверждения от клиента может быть выбран фирмой-исполнителем. Некоторые предпочитают получить от заказчика фразу «С документом ознакомлен (а) и согласен (на)», написанную от руки владельца автомобиля.

Порядок проведения процедуры

Крупные компании регулярно проводят специальные аудиторские проверки для изучения и проверки активов, показанных в балансе. Для этого отдельным приказом руководителя компании назначается комиссия из двух человек. Члены комиссии должны обладать определенным уровнем квалификации, знаний и навыков, необходимых для точного определения характера повреждения и действий, которые необходимо предпринять для ремонта оборудования, устройства или другого актива.

В состав комиссии обычно входят специалисты технической службы, сотрудники бухгалтерии и представители отдела, к которому относится поврежденный объект.

Осмотр является визуальным и довольно поверхностным; никаких специальных исследований или углубленных проверок не проводится; только при необходимости проводятся более детальные проверки.

Правила составления дефектной ведомости

В настоящее время не существует стандартизированного шаблона перечня дефектов, поэтому он может быть составлен по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в инструкции по бухгалтерскому учету компании, или в свободной форме. Однако есть определенные ценности, которые должны быть отражены в нем. К ним относятся:

• название компании,
• дата и номер составления ведомости,
• всё, что касается самого объекта.

Параметры последнего включают наименование (оно должно совпадать с наименованием, под которым изделие отражено в балансе компании), обнаруженные дефекты или неисправности, желательно с указанием причин их возникновения — это входит в обязанности сервисного инженера — и работы, необходимые для их устранения — это входит в обязанности ремонтного отдела (если в компании есть такой сотрудник). Эта часть заявления должна быть представлена в табличной форме.

При необходимости следует сделать ссылку на все возможные приложения (фото- и видеодоказательства, отчет о дефектах и т.д.).

Ошибки могут быть исправлены путем аккуратного удаления и вставки правильной информации, подписанной и датированной лицом, ответственным за исправление. Однако предпочтительным методом является переписывание и подписание документа, если это возможно.

Правила оформления документа

Заявление может быть написано на листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке компании — это не имеет значения, и оно может быть написано от руки или напечатано. Обычно он составляется в нескольких экземплярах, по одному для каждой стороны. Все копии должны быть подписаны членами комитета и утверждены руководителем компании.

Нет необходимости ставить печать на декларации, так как это внутренняя документация компании, а юридические лица с 2016 года законодательно освобождены от использования печатей и штампов для своей деятельности.

После утраты актуальности они подшиваются в дела компании и хранятся там в течение срока, предусмотренного законом или внутренними правилами организации.

Полезная информация

Рекомендуется, чтобы директора сначала выяснили, какие меры они могут принять сами, не прибегая к помощи дополнительных экспертов. Это позволит хотя бы частично сэкономить на инвестициях.

Недостатки не всегда настолько серьезны, что требуют аутсорсинга. Лучше придерживаться своего собственного выбора.

Необходимо внимательно изучить составленные списки недостатков. Если возникают какие-либо вопросы, лучше выяснить их до начала основной работы. В противном случае велика вероятность, что они добавят дополнительные дефекты или задачи, которых не существует в реальности. Рабочий процесс должен постоянно контролироваться.

Для обеих сторон выгодно, если будет составлен список дефектов. Клиент имеет право ссылаться на этот документ, если работа была выполнена недобросовестно и с дефектами. Подрядчик может использовать его для доказательства того, что все было сделано в соответствии с контрактом.

Самое главное — проверить все параметры и технические детали перед окончательным оформлением документа. Необходимо также учитывать сроки и даты поставки, а также тип материала.

Общие правила их составления

Хотя утвержденного образца ведомости дефектов не существует, это первичный бухгалтерский документ, для которого необходимо соблюдать общие правила оформления бухгалтерских документов:

1. В дефектовке всегда должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

• собственно наименование;
• дата составления;
• полное официальное название учреждения или фирмы, в котором была составлена дефектовка (например, название завода-изготовителя или компании, занимающейся продажей оборудования);
• название, суть и измерители проведенной хозяйственной операции в натуральном эквиваленте и денежном;
• лица, проводившие обнаружение дефектов – их ФИО, должности и подписи.

1. Право подписи такого документа предоставляется не всем сотрудникам, а только тем, которые относятся к списку, утвержденному руководителем совместно с главным бухгалтером предприятия.
2. Составляется либо в момент обнаружения дефектов, либо сразу по окончании процедуры – в зависимости от технической возможности.
3. Исправления, помарки, опечатки в дефектной ведомости не допускаются – в случае их наличия нужно составить новый документ на новом бланке.
4. Допускается составление как в традиционном бумажном, так и в электронном виде.
5. Востребовать могут только уполномоченные лица (как правило, главный бухгалтер и руководитель компании), а также представители проверяющих и контролирующих органов – налоговая инспекция, прокуратура и т.п.

Образцы разных видов дефектных ведомостей 2023 г.

Существуют различные типы отчетов о недостатках, каждый из которых имеет свои особенности:

1. На ремонт помещения (или всего здания).
2. На ремонт кровли.
3. На ремонт автомобиля (грузового, легкового, специального назначения).
4. На ремонт системы отопления.
5. На списание запчастей.

В целом, образец включает в себя следующие элементы:

1. В «шапке» вписывается виза «Утверждаю» с подписью директора или другого уполномоченного сотрудника, по приказу которого проводится проверка. Это же лицо утверждается комиссию и подписывается соответствующий приказ. Здесь же прописывается официальное название компании.
2. Далее пишется название документа и его номер – обычно в простом хронологическом порядке, например «Дефектная ведомость №77». Здесь же вписывается дата осмотра.
3. Затем пишется полное название технического объекта или инженерной системы, которая была осмотрена.
4. Описательная часть, которая является основой, представлена в виде таблицы. Здесь по порядку (с указанием номера) перечисляются все внешние дефекты, механические повреждения, неисправности, которые удалось обнаружить при простом визуальном осмотре объекта. Прописываются и конкретные виды работ, направленные на устранение этих неисправностей, а также срок окончания ремонта.
5. Наконец, прописываются ФИО и должности сотрудников, осуществлявших проверку, ставятся их подписи.

Этот документ предназначен для проверки любого изделия, прибора или даже офисного оборудования. Таким образом, образец дефектной ведомости не зависит от предмета проверки — он принят как чистый бланк, которым пользуются все сотрудники.

Ведомость на ремонт автомобиля

Если компания использует служебный автомобиль или владеет автопарком, качество техники регулярно проверяется внешним осмотром.

Он составляется как компанией-владельцем автомобиля, так и ремонтной организацией, где будут проводиться восстановительные работы.

Создание одного документа в этом случае позволяет выполнять несколько задач одновременно:

• отчитаться перед налоговой инспекцией о расходовании определенных средств на мелкий или капитальный ремонт автомобиля;
• зафиксировать все дефекты и на основе их анализа определить эффективность вложений в ремонт и содержание транспортного средства (совокупные расходы и совокупные доходы за обозримый период);
• наконец, с помощью этого документа можно уточнить конкретную разновидность ремонтных работ, которые понадобятся в данном случае, а также их оценочную стоимость.

При составлении ремонтной ведомости для автомобиля любой категории и назначения следует учитывать некоторые важные особенности:

1. Название модели, конкретной технической модификации автомобиля должно полностью совпадать с тем, что указано в документах – в частности, сокращения, регистр букв (прописные или строчные), пробелы или слитное написание.
2. Названия запчастей, отдельных агрегатов следует прописывать с такой же точностью – обычно их можно уточнить в соответствующих документации или на сайте- завода-изготовителя.
3. В такой ведомости обязательны ссылки на приложения – т.е. документы, регламентирующие выполнение ремонтных работ, приобретение тех или иных запчастей и т.п.
4. Обязательны подписи не только ответственных лиц, проводивших обследование, но и самого владельца автомобиля, если машина принадлежит не самой компании, а сотруднику, который заключил соответствующий договор и предоставил свой автомобиль для служебного использования.
5. Поскольку осмотр и ремонт автомобиля – достаточно сложная техническая процедура, требующая составления предельно конкретных записей, то исправления даже с пометкой «исправленному верить» не допускаются.
6. Наконец, количество экземпляров такой дефектовки определяется количеством заинтересованных лиц, которых в данном случае достаточно много: это сама компания, использующая автомобиль, его владелец, компания, осуществляющая ремонт. Однако если предприятие будет своими силами ремонтировать свою же машину, дефектная ведомость составляется на 1 бланке.

Процедура документирования дефектов

В компаниях с небольшим количеством персонала часто нет особой необходимости разрабатывать, уточнять и утверждать процедуру проверки оборудования и составлять список дефектов, поскольку такие ситуации встречаются редко.

В крупных компаниях, однако, качество оборудования проверяется только в соответствии с заранее определенными и утвержденными процедурами. В общем, процедура выглядит следующим образом:

1. О проведении плановой или внеплановой проверки руководство компании или конкретного филиала выпускает соответствующий приказ.
2. В этом приказе отражаются уполномоченные лица, которые войдут в проверяющую комиссию: не менее 2 сотрудников. В ее состав обычно входят не только представители технических служб (инженеры, техники, контролеры качества), но и бухгалтерии.
3. Проводится непосредственный контроль качества, составляется дефектная ведомость на заранее подготовленном бланке, ставятся подписи, после чего документ передается уполномоченным лицам.

ПРИМЕЧАНИЕ: Процедуру проверки на основе контрольного перечня не следует путать с техническим осмотром. Обычный контроль качества обычно заключается только в визуальном осмотре внешних поверхностей, механизмов и соединений компонентов. Инспекция, с другой стороны, предполагает детальное изучение механизма с помощью специального испытательного оборудования.